Fonctionnement des workflows

À quoi ça sert ?

Un workflow permet une automatisation complète d'un onboarding ou offboarding d'un utilisateur.
Il réalise un enchainement d'action que vous pourriez réaliser de façon manuelle.
C'est à vous de définir les étapes que vous souhaitez voir réaliser.

Comment les workflows fonctionnent actuellement ?

Les workflows ne sont pas une fonctionnalité accessible pour toutes les souscriptions, elles sont incluses dans les plans 'Entreprise' et 'Custom' et en option dans le plan 'Business'.
La mise en place d'un workflow se fait en relation avec les équipes Youzer afin de paramétrer et personnaliser chaque étape du workflow.

Le module Workflows

Les workflows se trouve dans les modules.

Workflows

Cette rubrique permet de visualiser l'ensemble des workflows disponibles dans votre compte.
On a une vue d'ensemble sur le statut actuel, le nombre des lancements du workflow et s'il est en cours d'exécution.

Lorsqu'on clique sur un workflow, on en voit toutes les étapes et les actions.

On a la possibilité d'annuler un workflow à tout moment et sur n'importe quelle étape.

On peut voir le détail des logs d'un scénario en cliquant sur voir au niveau du nombre de lancements.
On peut aussi filtrer les logs par leur statut 'en cours', 'success', 'error', 'cancelled'.

Suivi des lancements

Dans cette rubrique vous pouvez suivre l'ensemble des logs de tous les workflows actifs.
De la même façon que pour les workflows en unitaire, vous pouvez filtrer l'ensemble des statuts des logs dans cette rubrique.

La mise en place d'un workflow

1. Définition d'un scénario

À cette étape, vous définissez sur le papier, ce qui doit se dérouler. C'est une étape préalable nécessaire avant la création du workflow dans Youzer.
Vous devez définir ce qui va déclencher le scénario puis les différentes étapes.

Cas concret : à chaque création d'un utilisateur dans Youzer à partir du connecteur Lucca (SIRH), je veux que ça lance un workflow qui va appliquer un package, créer les unités et envoyer un mail avec les identifiants.

2. Création du template

Une fois le scénario défini, vous pouvez aller dans Youzer pour construire et paramétrer les différentes étapes :

module > workflow > créer > cliquez sur le workflow que vous venez de créer.

Vous arrivez sur une nouvelle page avec un début et une fin de workflow et toutes les étapes à définir.
Pour commencer, débloquez le cadenas pour travailler au sein de votre workflow.
Ne vous souciez pas du déclencheur, il viendra en partie 3.

Selon notre cas précédent, voici les différentes étapes que nous allons définir :
1ère étape : 'affectation d'un package à un utilisateur', je choisis un de mes packages et je l'ajoute. Je donne un nom à ma variable, 'basic' par exemple et je valide cette étape.

2ème étape : 'création d'unités', je souhaite que mes unités soient créées en fonction du package que j'ai choisi.
La variable est la même qu'à l'étape 1, 'basic'.
Pour le mail du destinataire, je souhaite que ce soit le gestionnaire de ce connecteur qui soit informé de la création d'une unité. J'écris donc {{Connecteur.gestionnaires}} mais je pourrais aussi mettre un mail en dur dans ce champ.

3ème étape : 'envoi notification', je voudrais que l'utilisateur reçoive son identifiant.
Je choisis ids unité, 'basic' comme mes étapes précédentes.
Le connecteur, j'en prends un qui se trouve dans mon package, par exemple Active Directory.
Je veux que l'utilisateur reçoive son identifiant par SMS et je choisis un modèle de template SMS que j'avais déjà paramétré.
Le numéro, je rentre une formule {{utilisateur.telephonemobile}}.
Mes étapes étant finies, je passe à l'étape 3.

3. Automatisation

Pour l'instant cette partie n'est pas en accès libre.
Afin de mettre en place un déclencheur automatique, veuillez vous rapprocher du support.