Les déclencheurs de Workflow ne permettent pas de base de cibler l'utilisation d'un formulaire spécifique.
Pour se faire nous allons créer un attribut spécifique à ce formulaire, nous allons y mettre une valeur spécifique. Cette valeur d'attribut nous servira de déclencheur sur le Workflow souhaité.
Création de l'attribut
Pour se faire rendez-vous dans Paramètres | Attributs utilisateurs, puis cliquez sur le bouton “Ajouter”.
Appelons le “AttributCaché" et configurons le en Type de valeur “champ libre” et en Type de données “Texte”.
Vous n'avez pas besoin de l'afficher, seule la valeur contenue dans le champ nous sera utile pour déclencher notre Workflow, pour la compréhension de ce document nous allons le laisser visible.
Ajout de l'attribut sur un formulaire
Rendez-vous ensuite dans Modules | Formulaires et ajoutez un nouveau formulaire.
Cliquez sur votre nouveau formulaire puis sur l'option “Attributs”
A droite de la ligne contenant votre nouvel attribut cliquez sur les 3 points et choisissez l'option “Remplissage automatique”
La fenêtre suivante apparaît:
Nous allons remplir ce champ avec un simple texte, il faut donc utiliser des guillemets comme indiqué.
Donc à chaque validation de ce formulaire l'attribut “AttributCaché” prendra pour valeur “Valeur pour Workflow”.
Création du filtre sur notre attribut
Rendez-vous sur Utilisateurs, cliquez sur les 3 points et choisissez “filtres personnalisés”, puis cliquez sur “Ajouter un filtre”.
Nous allons spécifier notre attribut “AttributCaché” et la valeur attendue qui arrive automatiquement via l'utilisation du formulaire
Configuration du déclencheur pour notre Workflow
Rendez-vous finalement dans Modules | Workflows, choisissez le Workflow qui sera exécuté à la validation de notre formulaire et cliquez sur ses 3 points pour choisir l'option “Configurer les déclencheurs”
Sélectionnez Ajouter un déclencheur | Déclenchement sur un évènement | “creation_utilisateur_par_formulaire_public”
Cliquez sur les 3 points et choisissez “Modifier”
Vous obtenez l'écran suivant:
Nous allons maintenant spécifier le filtre.
Validez et pensez à enlever la pause sur votre déclencheur de Workflow.
A la prochaine validation du formulaire, ce workflow sera lancé automatiquement.
Le workflow est lancé automatiquement.
Best practices
Pensez à adapter votre déclencheur selon le type de formulaire choisi:
Formulaire de création d'utilisateur => déclencheur sur évènement “creation_utilisateur_par_formulaire_public”.
Formulaire de modification d'utilisateur => déclencheur sur évènement “modification d'un utilisateur”.