Un workflow réalise automatiquement un enchainement d'actions que vous pourriez réaliser de façon manuelle.        
C'est à vous d'en définir les étapes afin d'automatiser au mieux vos processus d'Onboarding ou d'Offboarding par exemple.

Voici donc les étapes disponibles afin de construire vos Workflows.

Remarque: Nous faisons régulièrement évoluer les étapes disponibles sur Youzer pour davantage de simplification, de possibilités et de personnalisation de vos scenarii. Bien que nous mettions régulièrement à jour la documentation du produit, l'article suivant n'en présente peut-être donc pas l'exhaustivité actuelle.

Activation d'unités

Description: vous permet d'activer des unités précédemment désactivées.

Utilisation: utiliser au préalable l'étape “Lister les unités filtrées d'un utilisateur” et réutiliser la même variable.

Option “Continuer sans attendre les actions sur connecteurs manuels”: si validée, le workflow continue à se dérouler même si des actions ont été remontées à des gestionnaires de connecteurs manuels, sans attendre leur validation.

Champ “Mails destinataires”: permet l'envoi d'une notification à l'adresse mail désignée. 

Affectation d'un package à un utilisateur

Description: vous permet d'affecter un package à un utilisateur et d'en créer les brouillons.

Utilisation: sélectionner votre ou vos package à affecter à votre utilisateur.

Champ “Nom de variable”: définir la variable à utiliser, qui pourra être réutilisée par exemple dans une étape suivante de “création d'unités".

Affectation d'une checklist à un utilisateur

Description: vous permet d'affecter une checklist précédemment créée à un utilisateur.

Utilisation: sélectionner la checklist précédemment créée dans “Modules | Checklists” elle sera dès lors affectée à votre utilisateur.

Attente d'une date

Description: vous permet d'attendre un décalage de date avant de passer à l'étape suivante de votre workflow

Utilisation: choisir le décalage souhaité en secondes, heures ou jours.

Attente d'un délai

Description: vous permet d'attendre un délais avant de passer à l'étape suivante de votre workflow.

Utilisation: choisir le délai souhaité en secondes.

Attente validation manuelle

Description: étape permettant de mettre en pause votre workflow le temps qu'une validation par mail soit effectuée.

Utilisation: renseigner le destinataire de l'email et le message souhaité (l'utilisation des valeurs dynamiques est possible).

Création d'unités

Description: suite à l'application du ou des packages souhaités (étape “Affectation d'un package à un utilisateur”), permet de lancer la création des unités brouillons.

Champ “variables”: utiliser la variable précédemment définie dans l'étape “Affectation d'un package à un utilisateur”

Option “Continuer sans attendre les actions sur connecteurs manuels”  (facultatif): si validée, le workflow continue à se dérouler même si des actions ont été remontées à des gestionnaires de connecteurs manuels, sans attendre leur validation.

Champ “Mails destinataires”  (facultatif): permet l'envoi d'une notification à l'adresse mail désignée. 

Création trigramme

Description:  Etape permettant la création du trigramme de l'utilisateur. Au préalable, contacter le support pour configurer les règles de  construction du trigramme que vous désirez. 

Utilisation: Créer au préalable l'attribut utilisateur dans lequel vous désirez récupérer ce trigramme (dans Paramètres | Attributs utilisateurs). 

Envoi notification

Description: Etape vous permettant d'envoyer un mail ou un SMS de notification

Champ “Variables” (facultatif): vous permet de réutiliser une variable précédemment utilisée (ex. étape “Création d'unités”)

Champ “Connecteurs” (facultatif): vous permet de sélectionner individuellement le ou les connecteurs à inclure dans cette notification. Si pas sélectionnés, tous les connecteurs sont inclus. Le champ “Variables” peut également être utilisé.

Option “Type Notification”: choisir entre l'envoi d'un SMS ou d'un email.

Option “Template Notification”: vous permet de sélectionner un template de message à utiliser (Les 

templates précédemment créés se situent dans “Paramètres | Personnalisation”).

Champ “Numéro des destinataires” : vous permet de spécifier le numéro du destinataire si choix envoi d'un SMS.

Lister les unités filtrées d'un utilisateur

Description: étape permettant de récupérer l'ensemble ou une certaine partie des unités d'un utilisateur. 

Utilisation: à utiliser dans un workflow de suspension des unités d'un utilisateur par exemple.

Choix “unités activées” (facultatif) : ne prendre en compte que les unités activées.

Choix “unités suspendues” (facultatif) : ne prendre en compte que les unités suspendues.

Choix “unités brouillons” (facultatif) : ne prendre en compte que les unités en brouillon.

Champ "Filtre (facultatif): Vous permet de filtrer les unités sur leur nom.

Champ “Connecteurs” (facultatif): vous permet de sélectionner individuellement le ou les connecteurs à inclure dans cette liste d'unité. Si pas sélectionnés, tous les connecteurs sont inclus. Le champ “Variable” peut également être utilisé.

Mise à jour d'un champ sur un utilisateur d'un connecteur RH

Description: étape permettant de modifier un champ sur un utilisateur d'un connecteur RH. 

Attention pour utiliser cette étape il faut préalablement contacter le support Youzer car de base nous ne mettons jamais à jour des champs RH. Le SIRH est notre “source de vérité”.

Choix “Attribut unité source”: vous permet de choisir le champ source depuis une unité (Ex: champ “department” depuis Microsoft 365)

Choix “Attribut utilisateur cible”: vous permet de choisir quel champ sur votre connecteur Rh sera mis à jour avec la valeur précédemment sélectionnée.

Champ “variables” (optionnel): vous permet d'affecter une variable à cette étape.

Modification d'un mot de passe d'unité

Description: Vous permet de modifier le mot de passe d'une unité

Champ “Mails destinataires” (optionnel):  permet l'envoi d'une notification à l'adresse mail désignée. 

Champ “Connecteur”: vous permet de choisir le connecteur sur lequel les unités subiront ce changement de mot de passe.

Champ “Nouvelle Valeur”: vous permet de spécifier le nouveau mot de passe à utiliser.

Modifications d'unités d'un utilisateur (par module)

Description: vous permet de modifier des unités par type de module.

Champ “Variables”: vous permet d'affecter ou d'utiliser une variable à cette étape.

Option “Module Type”: 

• add_available_licence => Affecte la première licence disponible dans la liste des licences indiquées
• remove_all_licences => Supprime toutes les licences du compte
• move_to_orgunit => Déplace le compte dans l'unité Organisationnelle spécifiée
• remove_all_licences => Supprime toutes les licences de l'unité
• remove_all_groups => Supprime tous les groupes du compte 
• remove_specific_groups => Supprime les groupes spécifiés
• transfer_drive_files_to_manager => vous permet de transférer l'ownership d'un drive Google Workspace au manager de votre utilisateur après son départ par exemple.

Modification de valeurs sur des unités

Description: vous permet de modifier un ou des champs sur des unités

Utilisation: sélectionner dans un premier temps le connecteur correspondant à vos unités à modifier. Valider. Par exemple nous allons choisir le connecteur Microsoft 365.

Sélectionner ensuite le champ “ajouter une modification”.

Sélectionner “modifier”

Choisissez votre attribut à modifier, par exemple nous choisissons le champ “Group”, cliquer ensuite sur “ajouter une opération”

dans “Type d'opération” choisissez “addValues” et cliquer sur “ajouter”  pour renseigner la valeur du champ avec le nom de votre groupe à ajouter et cliquer sur “enregistrer” sous cette valeur.

Vous pouvez “Ajouter une opération” ou “Enregistrer” ces étapes.

Vous n'avez plus dès lors qu'à “Valider” l'étape.

Remarque: les modifications disponibles sont “addValues” pour ajouter une valeur sur un champ en le précisant, “removeValues” pour supprimer une valeur sur un champ en la précisant et “RemoveAllValues” pour supprimer toutes les valeurs contenues dans le champ sélectionné.

Modification de valeurs sur l'utilisateur

Description: vous permet de modifier un ou des champs sur l'utilisateur

Utilisation: cliquer sur “ajouter une modification”.

Cliquer sur “modifier” pour sélectionner l'attribut à modifier. 

Choisissez votre attribut à modifier, par exemple nous choisissons le champ “department”, cliquer ensuite sur “ajouter une opération”. Dans cet exemple nous supprimons ("removeValues")  le département “marketing” puis nous ajoutons ("addValues") le département “DSI” sur l'utilisateur.

Cliquer sur “Enregistrer”, puis “Valider” votre étape.

Suppression d'unités

Description: étape vous permettant de supprimer vos unités. Au préalable utiliser l'étape “Lister les unités filtrées d'un utilisateur”.

Champ “Variables”: utiliser la variable choisie dans l'étape précédente de “Lister les unités filtrées d'un utilisateur”.

Option “Continuer sans attendre les actions sur connecteurs manuels”  (facultatif): si validée, le workflow continue à se dérouler même si des actions ont été remontées à des gestionnaires de connecteurs manuels, sans attendre leur validation.

Champ “Mails destinataires” (facultatif) : permet l'envoi d'une notification à l'adresse mail désignée. 

Suppression utilisateur

Description: étape permettant la suppression de l'utilisateur. Ne supprime pas les unités associées, il faut utiliser au préalable l'étape “Suppression d'unités”.

Suspension d'unités

Description:  étape vous permettant de suspendre vos unités. Au préalable utiliser l'étape “Lister les unités filtrées d'un utilisateur”.

Champ “Variables”: utiliser la variable choisie dans l'étape précédente de “Lister les unités filtrées d'un utilisateur”.

Option “Continuer sans attendre les actions sur connecteurs manuels”  (facultatif): si validée, le workflow continue à se dérouler même si des actions ont été remontées à des gestionnaires de connecteurs manuels, sans attendre leur validation.

Champ “Mails destinataires” (facultatif) : permet l'envoi d'une notification à l'adresse mail désignée.