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      Automatiser ses workflows d'onboarding et d'offboarding
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      Automatiser ses workflows d'onboarding et d'offboarding

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      Article Summary

      Tout comprendre sur les workflows

      Pour savoir ce qu'est un workflow et comment on les construit, rdv ici
      -> fonctionnement des workflows.

      Les déclencheurs

      Allez dans l'onglet workflow, faisons un point sur les différents déclencheurs.

      differents-declencheurs


      On distingue sur ce workflow plusieurs déclencheurs paramétrés. Il y a sur chaque workflow un déclenchement manuel qui est une base, à cela, on peut ajouter des déclencheurs automatiques en vert.

      Quand paramétrer les déclencheurs ?

      Les déclencheurs, même s'ils sont dans l'onglet workflow, ne doivent être configurés qu'à la fin car ils déclenchent le lancement du workflow.

      Pour les paramétrer : cliquez sur les 3 points.
      Déclencheurs -> ajouter un déclencheur.

      Les différents déclencheurs
      Vous avez le choix d'ajouter un déclencheur sur un évènement : la validation d'un utilisateur ou la création d'un utilisateur;
      Ou sur un filtre.

      -> déclenchement sur un évènement :

      • sur la validation d'un utilisateur suite à sa création par un formulaire.
      • sur l'ajout d'un nouvel utilisateur et par sa création sur Youzer avec le SIRH ou le fichier RH.

      -> déclenchement sur des filtres :**

      • pour l'instant l'utilisation des filtres est nécessaire pour le départ d'un collaborateur. Ainsi, vous pourrez paramétrer pour un départ 'soft' afin de prévenir du départ de l'utilisateur puis par la suite, vous pourrez avoir un 2ème workflow pour supprimer ou archiver les comptes ;
      • vous pouvez créer un workflow pour envoyer un message deux semaines avant l'arrivée d'un collaborateur pour prévenir son manager ;
      • vous pouvez programmer des créations de comptes après la période d'essai ;
      • vous pouvez aussi paramétrer des actions sur une cible précise de vos utilisateurs.

      Ce ne sont que des exemples parmi tant d'autres actions possibles.

      Modification d'un filtre sur lequel un workflow est actif

      Lorsque vous voulez modifier un filtre utilisateur sur lequel un workflow est actif, vous avez un message d'alerte sur le filtre comme ci-dessous :
      filtre-utilisateur-workflow

      Une sécurité est appliquée sur le filtre afin que trop d'actions en masse ne soient lancées. Le ou les workflows concernés seront suspendus. Vous devrez alors les réactiver.

      Mettre en pause un workflow avec un déclenchement automatique

      Vous pouvez mettre en pause des workflows en allant dans le module workflows -> workflows
      Vous cliquez sur la coche ✓ ce qui basculera votre workflow en pause.
      Pour le réactiver, cliquez sur le symbole pause II.
      pause-activation-workflow

      Relancer un workflow qui n'aurait pas abouti

      Un workflow peut ne pas aboutir si un élément de la configuration n'est pas correct, dans ce cas le workflow s'arrête sur une étape.
      Dans ce cas, une croix rouge apparaitra à côté de l'étape.
      Vous pouvez corriger et relancer le workflow uniquement à partir d'une étape précise et non pas depuis le début.
      relancer-workflow

      -> voir les déclenchements manuels sur les workflows

      What's Next