Automatiser ses workflows d'onboarding et d'offboarding

Tout comprendre sur les workflows

Pour savoir ce qu'est un workflow et comment on les construit, rdv ici
-> fonctionnement des workflows.

Les déclencheurs

Allez dans l'onglet workflow, faisons un point sur les différents déclencheurs.

On distingue sur ce workflow plusieurs déclencheurs paramétrés. Il y a sur chaque workflow un déclenchement manuel qui est une base, à cela, on peut ajouter des déclencheurs automatiques en vert.

Quand paramétrer les déclencheurs ?

Les déclencheurs, même s'ils sont dans l'onglet workflow, ne doivent être configurés qu'à la fin car ils déclenchent le lancement du workflow.

Pour les paramétrer : cliquez sur les 3 points.
Déclencheurs -> ajouter un déclencheur.

Les différents déclencheurs
Vous avez le choix d'ajouter un déclencheur sur un évènement (la validation ou la création d'un utilisateur) ou sur un filtre.

> déclenchement sur un évènement :

• sur la validation d'un utilisateur suite à sa création par un formulaire.
• sur l'ajout d'un nouvel utilisateur et par sa création sur Youzer avec le SIRH ou le fichier RH.

> déclenchement sur des filtres :

• pour l'instant l'utilisation des filtres est nécessaire pour le départ d'un collaborateur. Ainsi, vous pourrez paramétrer pour un départ 'soft' afin de prévenir du départ de l'utilisateur puis par la suite, vous pourrez avoir un 2ème workflow pour supprimer ou archiver les comptes ;
• vous pouvez créer un workflow pour envoyer un message deux semaines avant l'arrivée d'un collaborateur pour prévenir son manager ;
• vous pouvez programmer des créations de comptes après la période d'essai ;
• vous pouvez aussi paramétrer des actions sur une cible précise de vos utilisateurs.

Ce ne sont que des exemples parmi tant d'autres actions possibles.

> Activation des déclencheurs

Lorsque vous visualisez un triangle jaune sur le déclencheur de votre workflow, cela signifie que le déclencheur n'est pas actif.

1. Vous avez un déclencheur sur un évènement, cliquez sur le bouton pause pour activer ce déclencheur.
2. Vous avez un déclencheur sur un filtre, cliquez sur le bouton pause pour activer ce déclencheur. Il est probable que des utilisateurs présents dans Youzer soient retenus dans le filtre. Vous avez donc le choix, lors de l'activation du déclencheur, d'appliquer le workflow à ces utilisateurs ou les ignorer pour l'appliquer aux futurs utilisateurs seulement.

Modification d'un filtre sur lequel un workflow est actif

Lorsque vous voulez modifier un filtre utilisateur sur lequel un workflow est actif, vous avez un message d'alerte sur le filtre comme ci-dessous :

Une sécurité est appliquée sur le déclencheur lié au filtre afin que trop d'actions en masse ne soient lancées. Le ou les déclencheurs concernés seront suspendus. En conséquence ou les workflows ne seront plus lancés automatiquement jusqu'à réactivation du déclencheur, en cliquant sur le bouton pause, comme vu précédemment.

Mettre en pause l'automatisation d'un workflow

Vous pouvez arrêter le lancement automatique des workflows en mettant le déclencheur en pause.
Rendez-vous sur le module workflows, puis cliquez sur workflows.
Cliquez sur la coche ✓ ce qui basculera votre déclencheur en pause.
Pour le réactiver, cliquez sur le symbole pause II.

Relancer un workflow qui n'aurait pas abouti

Un workflow peut ne pas aboutir si un élément de la configuration n'est pas correct, dans ce cas le workflow s'arrête sur une étape.
Dans ce cas, une croix rouge apparaitra à côté de l'étape.
Vous pouvez corriger et relancer le workflow uniquement à partir d'une étape précise et non pas depuis le début.

-> voir les déclenchements manuels sur les workflows