Que permet de faire le connecteur Google Workspace (Gsuite) ?
Le connecteur Google Workspace de Youzer permet de lister les comptes Google de vos utilisateurs, de créer les comptes des nouveaux arrivants, de modifier les comptes (en cas de changement de service par exemple), de suspendre les comptes au moment du départ d’un utilisateur.
Données synchronisées depuis Google Workspace
- Identité: Email principal, nom, prénom, nom d'affichage.
- Contact: Emails secondaires, téléphones (domicile, travail, mobile), adresses (domicile, travail), email de récupération, téléphone de récupération.
- Organisation: Fonction, département, nom de l'organisation, lieu, centre de coût, email du manager.
- Infrastructure: Unité organisationnelle, building ID, ID externe.
- Accès: Groupes, alias email, licences Google Workspace.
- Attributs personnalisés: Tous les champs personnalisés définis dans vos schémas Google.
Actions automatisables vers Google Workspace
- Création: Création du compte utilisateur avec tous ses attributs, affectation aux groupes, définition de l'unité organisationnelle et des alias.
- Modification: Mise à jour des attributs, gestion des groupes (ajout/retrait), gestion des alias, changement d'unité organisationnelle.
- Suspension: Suspension du compte avec possibilité de déplacer l'utilisateur vers une unité organisationnelle dédiée (ex: /Suspended).
- Réactivation: Réactivation du compte suspendu.
- Modification mot de passe / Changement du mot de passe avec option de forcer le changement à la prochaine connexion.
- Suppression: Suppression définitive du compte utilisateur.
Par ailleurs, si vous avez plusieurs types de licences, vous pouvez les affecter en temps réel grâce aux organizational units.
Enfin, le connecteur permet d’identifier les licences que vous payez encore alors que les utilisateurs sont partis.
Modules additionnels disponibles
Vous avez la possibilité via l'étape de Workflow “Modification d'unités d'un utilisateur (par module)”.
- Suppression des licences : option “remove_all_licences (Google Workspace)”.
- Transfert fichiers du drive au Manager : option “transfer_drive_files_to_manager (Google Workspace)”.
- Transfert Calendrier au Manager : option “transfer_calendar_to_manager (Google Workspace)”.
- Changement d'OU: option “move_to_orgunit (Google Workspace)”.
Comment fonctionne le connecteur Google Workspace (Gsuite) ?
Google mettant à disposition des API relativement complètes, notre connecteur va les utiliser pour les opérations de lecture ou écriture sur les différents comptes des utilisateurs de votre instance Google.
L’accès à ces API nécessite un consentement de votre part qui sera affiché au moment où vous paramétrez le connecteur dans Youzer.
Si vous avez plusieurs instances Google, il est possible d’avoir plusieurs connecteurs (un par instance) afin de gérer toutes vos instances Google à un seul endroit.
Configuration requise
En cliquant sur ‘créer le connecteur’ vous serez redirigé vers une page de connexion OAuth2.0 pour rentrer vos identifiants via la console d'administration Google.
Scopes nécessaires pour le connecteur Google Workspace:
Scopes API nécessaires : Directory API (utilisateurs, groupes, unités organisationnelles), Licensing API.
https://www.googleapis.com/auth/apps.licensing
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.member
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.orgunit
https://www.googleapis.com/auth/admin.datatransfer
Mapping des attributs
Youzer propose automatiquement les champs disponibles dans Google Workspace, y compris les attributs personnalisés définis dans vos schémas. Le mapping est flexible et permet d'associer les données RH aux bons champs Google.
Cas d'usage typiques
Provisioning automatique des comptes Google lors de l'arrivée d'un collaborateur.
Affectation automatique aux groupes selon le service, la fonction ou le site.
Placement dans l'unité organisationnelle correspondant à l'entité ou au statut.
Suspension automatique et transfert des données lors d'un départ.
Gestion centralisée des licences Google Workspace.