Les demandes de ressources
L'attribution de logiciels ou de matériels se fait lors d'un onboarding notamment avec l'utilisation des packages.
En dehors de ce processus, vous avez le module Self-service qui vous permettra de centraliser les demandes au sein de Youzer.
Les circuits de validations sont respectés, tracés et fluidifiés.
Le module "Self-service" permet aux managers d'effectuer des demandes de ressources pour leurs équipes de façon autonome au sein de Youzer.
Pour cela, les managers doivent avoir un accès de type 'manager' à Youzer.
Pour faire une demande de ressource, le manager accède à la fiche d'un utilisateur de son équipe et clique sur le bouton "demander une ressource".
Le manager sélectionne la ressource dont il a besoin et la demande est envoyée automatiquement aux valideurs reliés à la ressource.
Le manager sera tenu informé par mail dès qu'une action sera effectuée sur sa demande.
En parallèle, il pourra aller sur Youzer pour suivre l'avancement de sa demande dans l'onglet 'self-service'.
Le module de Self-service
Au niveau du paramétrage du module Self-service pour le service informatique.
Groupes de valideurs :
Ajoutez un nouveau groupe, nommez-le.
Ensuite cliquez sur le groupe que vous venez de créer puis ajoutez des personnes qui seront nécessaires à la validation pour une demande de logiciels ou matériels.
Par exemple : créez le groupe 'achat' dans lequel vous pouvez mettre 3 valideurs.
Seuls les membres Youzer peuvent être des valideurs.
Circuit de validation :
Créez un circuit de validation, nommez-le.
Cliquez sur le circuit et ajoutez un groupe de valideurs (que vous aurez créé en amont).
Vous pouvez ensuite choisir le nombre de validations nécessaires pour que le processus soit validé.
Par exemple, vous considérez que les 3 personnes que vous avez mises sont impératives, dans ce cas, écrivez 3.
Ressources :
L'ensemble de vos ressources logicielles et matérielles que vous avez connectées à Youzer apparaissent à cet endroit.
Pour activer ou désactiver la disponibilité de self-service pour chaque connecteur, il vous suffit de cliquer sur 'disponible' ou 'non disponible' pour lui faire changer de statut.
Si le connecteur peut accepter le self-service, alors vous aurez le choix du circuit de validation que vous aurez paramétré en amont.
Suivi des demandes
Vous pouvez consulter les demandes en cours et leur état d'avancement.
Vous pouvez savoir qui a validé et qui doit encore valider.
Self-service
Dans le menu apparaît l'onglet 'self-service'.
Cet espace vous permet de visualiser l'état d'avancement de chaque demande et de pouvoir mener des actions.
Si vous êtes le gestionnaire des comptes et que toutes les validations étaient présentes, vous avez donc créé le compte et vous cliquez sur 'marquer traitée'.
Envoi de mails et visualisation
L'onglet self-service permet de suivre les demandes. En revanche, en fonction de votre statut dans Youzer, vous n'avez pas les mêmes options.
Les managers peuvent uniquement effectuer des demandes.
Les valideurs, peuvent valider ou invalider les demandes en cours.
L'informatique peut gérer et paramétrer le module.
Chaque action déclenche l'envoi de mails. Lorsque le manager fait une demande de logiciels, cela envoie immédiatement des mails dans les groupes de validations sélectionnés.
Le gestionnaire
Pour définir le gestionnaire de chaque connecteur et donc celui qui sera notifié en cas de demande de ressources :
connecteur > configuration > sécurité > gestionnaire
Vous pouvez avoir un ou plusieurs gestionnaires.